Jak podpisać dowolny dokument profilem zaufanym

Jak podpisać dowolny dokument profilem zaufanym

Jak podpisać dowolny dokument profilem zaufanym

Przed rozpoczęciem procedury podpisu dokumentu przy użyciu profilu zaufanego, warto zwrócić uwagę na 3 rzeczy:

  1. Rozmiar pliku, który chcemy podpisać – max 10 MB
  2. Rozszerzenia plików które chcemy podpisać – łącznie obsługiwanych jest ok. 50 najpopularniejszych formatów: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, geotiff, .png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, gzip, .7z, .html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt, .TSL, .dwg, .dwf, .dxf, .dgn, .jp2.
  3. Przeglądarkę internetową z której korzystamy do przeprowadzenia procedury podpisywania dokumentu. Zalecane są poniższe przeglądarki:
    1. Google Chrome od wersji 71.0.3
    2. Firefox od wersji 65.0.1
    3. Safari od wersji 12.0.2.

Użycie innej przeglądarki lub przeglądarki w wersji niższej niż zalecana może powodować problemy.

Jeśli posiadamy już profil zaufany, to sama procedura podpisywania dokumentu jest stosunkowo prosta. W tym celu:

  1. Wchodzimy na stronę https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany
  1. Klikamy na przycisk „PODPISZ LUB SPRAWDŹ DOKUMENT”
  2. Klikamy na „WYBIERZ DOKUMENT Z DYSKU” i wskazujemy dokument, który zamierzamy podpisać podpisem zaufanym a następnie klikamy „Otwórz”.
  3. Po wyświetleniu komunikatu „Dokument został poprawnie dodany” wraz z nazwą dodanego dokumentu, klikamy na przycisk „PODPISZ”

WAŻNE!!!
Jeśli profil zaufany założyliśmy przy pomocy formularza online (sposób 1), to podpisując dokument wprowadzamy nazwę użytkownika i hasło w części po lewej stronie, pod napisem „Zaloguj się za pomocą nazwy użytkownika lub adresu e-mail”.
Jeśli natomiast profil zaufany założyliśmy przy pomocy elektronicznego konta bankowego, klikamy najpierw w nazwę/symbol swojego banku po prawej stronie, pod napisem „Zaloguj się przy pomocy banku lub innego dostawcy”. I dalej postępujemy wg. procedury składania podpisu (nieco różni się ona od siebie w poszczególnych bankach).

  1. Po przejściu procedury autoryzacyjnej i złożeniu podpisu, otrzymamy komunikat „Twój dokument został poprawnie podpisany”, wraz z nazwą podpisanego dokumentu i informacjami dotyczącymi złożonego podpisu.
  2. Aby zapisać tak podpisany dokument na dysku komputera, np. w celu późniejszego jego przesłania, klikamy na przycisk „Pobierz”.

Podpisany dokument ma taką samą nazwę jak dokument pobierany do podpisu (o czym mowa w pkt. 3) jednak z rozszerzeniem XML – w jednym pliku znajduje się podpisany dokument wraz z informacjami poświadczającymi, że dany dokument został podpisany przy pomocy profilu zaufanego i po złożeniu podpisu nie był zmieniany (podmieniany, edytowany, itd).


Jak przesłać dokument podpisany profilem zaufanym

Dokument podpisany przy użyciu profilu zaufanego (w formacie XML) możemy przesłać adresatowi np. w formie załącznika do wiadomości e-mail.

WAŻNE!!!
Pamiętajmy jednak, że taki dokument nie jest w żaden sposób zabezpieczony i może zostać odczytany wraz z naszymi danymi (imię, nazwisko, PESEL) przez każdą osobę, która będzie miała do niego dostęp. Jeśli chcemy zabezpieczyć podpisany dokument przed dostępem osób niepowołanych, możemy użyć do tego celu np. programu pakującego, zabezpieczającego tworzone archiwum hasłem. Wówczas tak zarchiwizowany plik możemy bez obaw przesłać adresatowi jako załącznik do wiadomości e-mail, zaś hasło dostępu do archiwum możemy podać telefonicznie adresatowi wiadomości. 

Jak sprawdzić otrzymany dokumenty podpisany profilem zaufanym – kto kiedy i jakiego rodzaju podpisem dany dokument podpisał

W tym celu:

  1. Zapisujemy otrzymany dokument/plik z rozszerzeniem XML na dysku.
  2. Wchodzimy na stronę

https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany

  1. Klikamy na „PODPISZ LUB SPRAWDŹ DOKUMENT”.
  2. Klikamy na „WYBIERZ DOKUMENT Z DYSKU” i wskazujemy na dokument podpisany podpisem zaufanym zapisany na dysku (z rozszerzeniem XML) a następnie klikamy „Otwórz”.
  3. Po chwili otrzymujemy informację o tym kto i kiedy podpisał dany dokument oraz jaki jest status i rodzaj złożonego podpisu.

W przypadku, gdy zależy nam na bardziej szczegółowych informacjach dotyczących złożonego podpisu, np. w celach dowodowych, zalecamy skorzystanie ze strony np. https://weryfikacjapodpisu.pl/verification/#dropzone a następnie

  1. Klikamy na „Dodaj pliki do weryfikacji” i wskazujemy na dokument podpisany podpisem zaufanym zapisany na dysku (z rozszerzeniem XML) a następnie klikamy „Otwórz” i „Weryfikuj”
  2. Po chwili otrzymujemy bardzo szczegółowe informacje o tym kto i kiedy podpisał dany dokument, jaki jest status i rodzaj złożonego podpisu, sumę kontrolną, informację o zachowaniu integralności (czy dokument był modyfikowany po podpisaniu) itd. Wszystkie informacje dotyczące weryfikacji możemy pobrać jako „Elektroniczne Poświadczenie Weryfikacji (EPW)” np. w postaci pliku pdf, który ma wartość dowodową.


Jak odczytać otrzymany dokument podpisany profilem zaufanym

Dokument w dowolnym formacie podpisany podpisem zaufanym przyjmuje rozszerzenie xml. Jeżeli chcemy zobaczyć treść dokumentu, który został podpisany podpisem zaufanym (zintegrowany wraz z plikiem podpisu w ramach pliku XML), przeprowadzamy weryfikacji dokumentu za pomocą stronyhttps://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany i po przejściu opisanej powyżej procedury weryfikacyjnej, klikamy na przycisk „ZOBACZ DOKUMENT”, co powoduje wyodrębnienie i pobranie podpisanego dokumentu w pierwotnym formacie (txt, pdf, jpg, itd.), który teraz możemy przeglądać przy pomocy programu do odczytu danego typu plików.

Skip to content